venerdì 11 agosto 2017

Come si scrivere la perfetta risposta automatica "Out of Office"

Risultati immagini per 5 consigli per scrivere la perfetta risposta automatica "Out of Office"
Da ABA English 5 consigli per scrivere la perfetta risposta automatica "Out of Office"
Milano, 11 agosto 2017 – State facendo il conto alla rovescia per spegnere il computer e fare le valigie per le vacanze? Prima di salutare i vostri colleghi d'ufficio, è bene ricordarsi di impostare una risposta automatica sulla propria casella di posta aziendale per avvisare chiunque vi contatterà che, finalmente, siete in ferie.

ABA English, scuola d'inglese online con milioni di studenti in tutto il mondo, ha stilato una lista di 5 consigli per scrivere la perfetta Out of Office (OOO) e-mail che possa farvi dormire sonni sereni in vacanza, sapendo che i vostri contatti internazionali sono informati della vostra assenza temporanea.

1. Comunica la tua assenza
L'informazione fondamentale è ovviamente che si sarà assenti dall'ufficio. È consigliabile  specificare fino a quale data: "I am out of the office until August 31st." Alternativamente, si può dire "I will be away" oppure "I am not in the office". Se si preferisse includere anche la data di inizio delle proprie vacanze, si può precisare "I will be out of the office from August 10th until August 24th." L'oggetto dell'e-mail sarà un semplice "Out of office", spesso preceduto da "Automatic reply" (anche se quest'ultima parte viene solitamente aggiunta di default dal proprio server di posta).


2. Indica un contatto alternativo
Quando si è fuori ufficio qualche giorno ma il lavoro continua, è buona prassi fare affidamento a un/a collega a cui i propri contatti possano rivolgersi in caso d'urgenza: "If you require immediate assistance please email colleague@examplecompany.com in my absence." Altre formule che si possono usare sono "For urgent queries, contact..." oppure "If you have an immediate need, please contact…" Si può anche decidere di lasciare un numero di telefono: "...please write to colleague@examplecompany.com or call 012 3456789".

3. Usa un linguaggio formale
Trattandosi di comunicazioni di lavoro, è bene attenersi sempre a un linguaggio formale. Per questo, è bene evitare abbreviazioni come "I'm out of the office" o espressioni troppo colloquiali. Se la propria casella permette di personalizzare la risposta a seconda di gruppi di contatti, si può scrivere un messaggio più scanzonato per amici o colleghi con cui si è in confidenza: "Oops, too late! I’m off on vacation until August 27th. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact colleague@examplecompany.com"

4. Ringrazia e saluta
Un forma elegante di comunicare la propria assenza, visto che per il destinatario potrebbe essere una brutta notizia, è iniziare il messaggio con un ringraziamento: "Thanks for your e-mail" oppure "Thanks for contacting me". È bene anche salutare alla fine; meglio usare anche in questo caso saluti più neutrali e formali, quali "Kind regards".

5. Lascia uno spiraglio di speranza
La tentazione di mettere il cellulare di lavoro sotto chiave mentre si è sul bagnasciuga è tanta, ma a volte bisogna tenere controllata la posta anche in vacanza. In questi casi, si può comunicare nella risposta automatica che la posta verrà controllata saltuariamente, ma non si potrà rispondere nell'immediato: "I am out of the office until August 20th, with limited access to e-mail". Questo messaggio è particolarmente indicato per periodi di assenza causa viaggio di lavoro.
                                                       

ABA English 
ABA English è una scuola d'inglese online con milioni di alunni in oltre 170 paesi, che si distingue per un metodo di insegnamento che applica all'ambiente digitale i principi dell'apprendimento naturale della lingua madre, attraverso l'utilizzo di cortometraggi autoprodotti.


ABA è una startup che ha ricevuto vari riconoscimenti nel settore EdTech, quali il premio alla 'Miglior App Educativa' di Reimagine Education, ed è stata segnalata da Apple e Google come una delle migliori applicazioni nel campo educativo. Inoltre, dal 2016 è la prima accademia completamente digitale autorizzata a rilasciare i certificati ufficiali di Cambridge English.  ABA ha sede a Barcellona e la sua squadra conta più di 80 professionisti di 20 nazionalità. Per maggiori informazioni potete visitare il sito internet www.abaenglish.com o su mobile: AppStore o GooglePlay.

Nessun commento:

Google
 

Disclaimer

www.CorrieredelWeb.it e' un periodico telematico senza scopi di lucro, i cui contenuti vengono prodotti al di fuori delle tradizionali industrie dell'editoria o dell'intrattenimento, coinvolgendo ogni settore della Societa' dell'Informazione, fino a giungere agli stessi utilizzatori di Internet, che divengono contemporaneamente produttori e fruitori delle informazioni diffuse in Rete. In questo la testata ambisce ad essere una piena espressione dell'Art. 21 della Costituzione Italiana.


Pur essendo normalmente aggiornato piu' volte quotidianamente, CorrieredelWeb.it non ha una periodicita' predefinita e non puo' quindi considerarsi un prodotto editoriale ai sensi della legge n.62 del 7.03.2001.


L'Autore non ha alcuna responsabilita' per quanto riguarda qualità e correttezza dei contenuti inseriti da terze persone. L'Autore si riserva, tuttavia, la facolta' di rimuovere quanto ritenuto offensivo, lesivo o contraro al buon costume.


Le immagini e foto pubblicate sono in larga parte strettamente collegate agli argomenti e alle istituzioni o imprese di cui si scrive. Alcune fotografie possono provenire da Internet, e quindi essere state valutate di pubblico dominio. Eventuali detentori dei diritti d'autore non avranno che da segnalarlo via email alla redazione, che provvedera' all'immediata rimozione o citazione della fonte, a seconda di quanto richiesto.


Viceversa, sostenendo una politica volta alla libera circolazione di ogni informazione e divulgazione della conoscenza, ogni articolo pubblicato sul CorrieredelWeb.it, pur tutelato dal diritto d'autore, può essere ripubblicato citando la legittima fonte e questa testata secondo quanto previsto dalla licenza Creative Common.





Questa opera è pubblicata sotto una Licenza Creative Commons Creative Commons License






CorrieredelWeb.it è un'iniziativa di Andrea Pietrarota, Sociologo della Comunicazione, Public Reporter, e Giornalista Pubblicista




indirizzo skype: apietrarota



CONTATTI